マニュアルがあることで、経験問わず業務の質を均一化したり、教育にかかる時間を減らしたりできます。しかし、マニュアルの作成には手間がかかるため、なかにはマニュアルを外注する企業もあるのです。
一方、「マニュアルの外注を検討しているが、何を基準に選べば良いか分からない」と悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、マニュアルを外注するタイミングの見極め方、業者選びのチェックポイントを中心に紹介します。
- 自社でマニュアル作成を試みたが、日々の業務に追われて一向に進まない
- マニュアルを外注するタイミングが分からない
- マニュアルを簡単に管理・共有できるツールがあれば知りたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、業者の選び方や、マニュアルの発注で失敗しないための方法が分かります。
目次
【失敗回避】外注して「後悔する」3つの典型例
以下では、マニュアルを外注して後悔する典型例を3つ紹介します。
（1）「丸投げ」すれば完成すると思っている
1つ目は、マニュアルの作成を丸投げすれば完成すると思っていることです。
外注業者は文章作成のプロであっても、自社の勝ち筋を知っているわけではありません。「暗黙知」を業者が「形式知」に変化するには、発注者が情報を言語化しなければならないのです。
作成を丸投げすると、中身の薄い一般論しか書かれていないマニュアルが納品されるおそれがあります。
（2）「見た目の綺麗さ」で業者を選んでしまう
2つ目は、見た目の綺麗さで業者を選んでしまうことです。
デザイン性が高くても、検索性が低かったり階層構造が複雑すぎたりするマニュアルだと、社員から読まれなくなります。
マニュアルは鑑賞するためのものではないため、目的の情報にすぐにたどり着けるような設計にするべきなのです。
（3）「更新のしやすさ」を納品条件に入れていない
3つ目は、更新のしやすさを納品条件に入れていないことです。
納品物が「編集不可のPDF」や「特殊なソフトがないと開けないデータ」だと、微修正のたびに外注費が発生します。
業務フローは日々変わっていくものなので、自社で5分以内に修正・反映できるマニュアルでないと使い物になりません。
失敗しないための「外注タイミング」の見極め方
マニュアルの外注を成功させるためには、タイミングを見極める必要があります。
「忙しいから」という理由だけで外注しても、活用され続けるマニュアルは出来上がりません。とくに、業務フローが週単位で変わるようなカオスな状態で外注すると、マニュアル納品時には既に内容が古くなっています。
現場を動かすようなマニュアルに仕上げるためには、業務の型が決まったときに外注するのがよいです。
業者選びのチェックポイント！見積書では分からない評価軸
以下では、業者選びのチェックポイントを3つ紹介します。自社に合う業者を見つけたい方は必見です。
実績数より「自社と同業界の解像度」があるか
1つ目は、自社と同業界の解像度があるかです。
実績数の多い業者でも、業界特有の用語や現場の「あるある」を理解していないと、発注時に業界についてゼロから説明しなければなりません。
業界理解がある業者を選べば、発注者側の負担なしにスムーズに外注できるのです。
納品後の「内製化」をサポートしてくれるか
2つ目は、納品後の内製化をサポートしてくれるかです。
ずっと外注し続けるのではなく、最終的に自社で運用できるようにレクチャーやテンプレート提供をしてくれる業者を選びましょう。
自立を支援してくれる業者こそが、真に良心的なパートナーなのです。
クラウド型か、ドキュメント型か
3つ目は、クラウド型とドキュメント型で運用コストを比較することです。
クラウド型は更新が容易で検索性が高いですが、月額費用がかかります。一方、ドキュメント型でかかるコストは初期費用のみではあるものの、マニュアルを更新するたびに似た名前のファイルが発生して管理が煩雑になりがちです。
ツール選定は、数年スパンのトータルコストと更新頻度のバランスで選ぶべきです。
【相場表】外注費用と得られるリターン
業者ごとのマニュアルの外注費用と特徴は、以下の通りです。
| 価格 | 品質 | スピード | 発注者の手間 | |
|---|---|---|---|---|
| クラウドソーシング | 最安（数万円～） |
担当者のスキルに依存 |
即日～数日 |
非常に多い |
| 制作会社 | 中～高（数十万円〜） |
高い |
数週間～数か月 |
中程度 |
| コンサルティング | 最高（数百万円〜） |
最高 |
数か月～ |
最小 |
価格・品質・スピード・発注者の手間が段階的に異なるため、比較表を参照して自社に合う業者を選びましょう。
マニュアルの外注で失敗しないための3つの準備
以下では、マニュアル外注前の3つの準備を解説します。過去にマニュアルの発注で失敗した経験のある方は必見です。
ステップ1｜マニュアルの「更新ルール」を決めておく
1つ目は、マニュアルの更新ルールを決めておくことです。
誰がメンテナンスするか決まっていないマニュアルは、そのうち読まれなくなります。そのため、責任者を決めるとともに、具体的なルールを設定しましょう。
たとえば、「現場でミスが起きたら更新する」「3ヶ月に1回は点検する」といったルールがあれば、マニュアルがブラッシュアップされていきます。
ステップ2｜読者の「ITリテラシー」を定義する
2つ目は、読者のITリテラシーを定義することです。
現場の人がどのツールを使いこなしているのか、それとも紙の印刷が必要なのかを見極め、読者それぞれに合った方法でマニュアルを共有するべきです。
たとえば、IT初心者でもスムーズに使える「ナレカン」のような、操作がシンプルなツールを導入しましょう。
ステップ3｜マニュアルの共有方法を先に選定しておく
3つ目は、マニュアルの共有方法を選定しておくことです。
サーバーの奥深くに眠っているマニュアルは、あってないようなものです。必要な情報に10秒でたどり着けるような仕組みを整えるべきです。
検索機能が充実したクラウド型ツールを導入してマニュアルを蓄積すれば、マニュアルが埋もれることなく、組織の資産として昇華されます。
作成したマニュアルの管理・共有におすすめのツール
ここでは、作成したマニュアルの管理・共有におすすめのツールを紹介します。
マニュアルを外注すれば、質の高いマニュアルの完成が期待できます。しかし、マニュアルの管理体制が整っていないと、ファイルが入り乱れたり、必要な情報を見つけるのに時間がかかったりします。
ファイルストレージは検索性が低くて必要なときに情報を見つけられず、ファイルをダウンロードして個人のパソコンで管理していたら情報が古くなっていても誰も気づけません。
そこで重要なのが、マニュアルを含めた社内情報を簡単に管理でき、誰でも簡単に運用できるツールを導入することです。ツールを使えば、マニュアルを業務に活用しやすい環境を構築できます。
こうした条件に最も当てはまるのが、マニュアルを含めた社内情報を簡単に管理できるツール「ナレカン」です。ナレカンなら、既読機能で誰がどのマニュアルを見たか把握できるため、管理者側の工数を削減できます。
社内の情報を最も簡単に管理できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
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更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
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マニュアルの外注で「大失敗」を避けるための防衛策まとめ
ここまで、マニュアルの外注で失敗しないための対策や、業者選びのチェックポイントを中心に解説しました。
マニュアルの外注で失敗しないためには、事前にマニュアルの更新ルールや共有方法を決める必要があります。また、外注するときは、「業界理解があるか」「内製化をサポートしてくれるか」といった基準で業者を選定しましょう。
しかし、ファイルストレージでマニュアルを管理すると探し出すのが面倒で、マニュアルを運用して現場を動かすことはできません。そのため、「あらゆる情報を蓄積・検索・共有できるツール」が必要です。
したがって、マニュアルを適切に管理するには、マニュアルが流れないように情報を蓄積しつつ、高度な検索機能で目的の情報にアクセスできるツール「ナレカン」が必須なのです。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」でマニュアルを適切に管理して、簡単に振り返れる仕組みをつくりましょう。